Structuur in je adviesrapport

Hoe bouw je een zakelijk adviesrapport op in logische stappen, zodat je de lezer meeneemt in je verhaal? In een structuur zonder overbodige informatie? Die lezer heeft namelijk nog wel meer te doen!

Je doet zowel de lezer als jezelf een plezier als je het Wat-Waarom-Hoemodel toepast, een vereenvoudigde versie van het piramidemodel, een structuur die vooral geschikt is voor korte adviezen.

In een eerdere blog heb ik beschreven hoe je een goede inleiding schrijft. Daarin, vooraan in je stuk, staat het belangrijkste: je conclusie. Dat is je hoofdboodschap. Daarna komt de uitwerking in drie delen.

Je geeft dus de conclusie van je rapport helemaal aan het begin al weg! Misschien heb je ooit geleerd dat je de conclusie achteraan je rapport moet plaatsen, maar een zakelijk rapport is geen whodunnit, waarin de clou pas op de laatste pagina wordt onthuld.

(tekst loopt door onder de afbeelding)

Even samenvatten nog: die inleiding bevat alle belangrijke informatie: wat speelt er, wat is het probleem, waarom is dat ernstig en wat is de beste oplossing. Zonder veel uitleg, want dat komt later, in het middenstuk van je rapport.

Een voorbeeld uit het leven gegrepen: we hebben een grote achtertuin en een stel fietsen, gereedschap en andere zaken die onderdak nodig hebben. De fietsen roesten, het tuingereedschap ook en andere spullen staan binnen in de weg. We hebben Joop, onze klusjesman, gevraagd wat we het beste kunnen doen. In werkelijkheid presenteert Joop zijn voorstel natuurlijk op een bierviltje, maar voor dit verhaal maken we er een echt adviesrapport van. Direct in de eerste alinea komt hij met de conclusie: je moet een grote schuur op maat bouwen, waar je behalve de fietsen ook een werkbank en je klusgereedschap kwijt kunt.

Voor de opbouw van het de rest van het rapport stel je jezelf drie vragen: Wat, Waarom en Hoe.

Ten eerste: Wat?

In het eerste deel van de uitwerking komt je kans om nog iets dieper op de situatie in te gaan. Feiten, cijfers, achtergrond: alles wat de lezer nodig heeft om te begrijpen waar het om gaat. Maar ook niets te veel! Beperk je tot het noodzakelijkste, overvoer de lezer niet. Je kunt hier iets kwijt over wat je hebt onderzocht en wat daarvan de uitkomsten zijn, misschien iets over de voorgeschiedenis als dat relevant is, of over de ernst van de problemen die je wilt oplossen.

In het voorbeeld van de schuur beschrijft Joop wat er allemaal in de schuur moet worden ondergebracht, hoe de plek eruit ziet (een hoek tussen twee blinde muren) en wat de maximale afmetingen kunnen zijn.

Ten tweede: Waarom?

Hier introduceer je nogmaals je conclusie: jouw oplossing voor het probleem uit de inleiding. Je laat bijvoorbeeld zien dat er verschillende mogelijkheden zijn, en voert argumenten aan waarom jouw voorstel het beste is. Houd daarbij in de gaten voor welke argumenten jouw lezer gevoelig is – tip: de meeste managers houden van oplossingen die ook op de lange termijn geld opleveren. Onderbouw dus slim.

Het schuurvoorbeeld bevat drie opties: een afdak (het goedkoopst), een bouwpakket van de bouwmarkt en een zelf ontworpen schuur-op-maat in een L-vorm. Van alle drie beschrijft klusjesman Joop de voors en tegens, inclusief de prijs. Vervolgens laat hij zien waarom optie drie (iets duurder dan optie twee) toch de beste is. Hij draagt vier redenen aan:

Ten eerste maak je bouwkundig gebruik van de twee blinde muren aan de zuidwestkant van de tuin. Dat geeft stevigheid aan het gebouw, terwijl er minder materiaal nodig is. Ook hemelwaterafvoer wordt op deze manier eenvoudig.

Vervolgens geeft een schuur in een L-vorm ruimte voor alle soorten gebruik, zonder dat werkbank, opslag en fietsen elkaar in de weg staan. Aan de wanden hang je wandrekken voor verf en dergelijke en een opbergrek voor gereedschappen.

Verder is deze schuur marginaal duurder dan een prefab tuinhuis, maar is duurzamer en steviger gebouwd en laat meer tuinruimte over. Naast de schuur houden we ruimte voor een zitje in het meest schaduwrijke deel van de tuin, voor de zeer warme dagen.

Tenslotte past deze schuur beter in het totale tuinontwerp en is hij praktischer ingedeeld dan een prefab tuinhuis.

Je ziet hoe hij een bezwaar (zijn advies pakt duurder uit) vakkundig de nek omdraait. ‘Marginaal duurder’ noemt hij het, en meteen daarna: ‘duurzamer en steviger’. Daar zijn we wel gevoelig voor…

Ten derde: Hoe?

Tenslotte schrijf je iets over de praktijk. Hoe pas je jouw oplossing toe? Wat kost het, hoe lang duurt het, wie moet op de hoogte gesteld worden en wie moet in actie komen? In sommige gevallen schrijf je een volledig plan van aanpak, soms een paar eenvoudige regels over wie wat moet gaan doen. Dit is ook dé plek voor de aanbevelingen of vervolgstappen.

In het geval van het schuuradvies beschrijft Joop hoe hij het gaat aanpakken, wanneer hij kan beginnen, hoe lang hij ermee bezig is, wat de kosten zullen zijn en nog wat andere voorwaarden.

Die schuur is er gekomen. Joop had gelijk met zijn advies: het is een geweldige aanwinst voor de woning.