Slimmer tekstverwerken 5: Documentbeheer

Ik heb sokken, vooral zwarte. Mijn vriend ook, evenals mijn twee kinderen. Slechts met moeite zijn ze van elkaar te onderscheiden (die sokken dan) en daarom belanden ze na droging luiweg in één grote doos. Wie sokken wil, moet bloeden en in die hooiberg op zoek naar een speldenpaar, bij voorkeur in de eigen maat. Of twee verschillende sokken aan, wat natuurlijk prima kan, getuige het succes van de Alzheimersokken.

Wat dit alles met Word te maken heeft? 

Bezie documenten als sokken. Stel je die documentenmap voor als die zwartesokkendoos van ons.

Ontgaat je de overeenkomst, dan is deze blogpost niet voor jou. Dan ben je waarschijnlijk ook onbekend met het fenomeen weessokken en liggen je foot snuggies* in keurige rolletjes op kleur gesorteerd in een mandje in de kast.

Heb je één ongeordende zooi documenten in je hoofdmap, kom dan in mijn armen. Ik ga je redden.

Stap 1: naamgeving

Documentbeheer start bij naamgeving en langetermijnvisie. Documentnamen moeten inzichtelijk zijn en toekomstbestendig. Over zeven maanden weet je niet meer hoe je het document vandaag noemde of waar je het hebt neergezet. Over zeven maanden weet je misschien nog net wanneer je een bepaald stuk ongeveer geschreven hebt. Daarom: begin je documentnaam altijd met een datum in cijfers.
Zelf hou ik het op jaar en maand – dag vind ik minder interessant. Bovendien werk ik vaak langere tijd aan een document en welke dag noteer je dan? Onhandig. Afrader.
Heel belangrijk: noteer die datum omgekeerd, want dat maakt dat je computer vanzelf al alles netjes sorteert. Anders krijg je een rijtje als 1013, 1014, 1015, 1114, 1115, 1209 in plaats van 1209, 1310, 1410, 1411, 1511.

Jaar-maand.

Dan een code van twee letters die aangeeft voor wie je het document schrijft: een klant, een tijdschrifttitel, je eigen bedrijf. Vervolgens nog een tweeletterige code die refereert aan bepaalde projecten of een vaker voorkomend genre. WP voor webpagina, PB voor persbericht, NB voor nieuwsbrief bijvoorbeeld. En dan pas een inhoudelijke documentnaam.

1509 KC BB Documentbeheer

Dit betekent: een blogbericht voor Kiezel Communicatie over Documentbeheer van september 2015.

Stap 2: mappenstructuur

Goede namen geven ruimt al verrukkelijk op. Maar ben je een veelschrijver, maak dan aparte mappen. Bijvoorbeeld voor klanten, administratie, publiciteit, en daar weer submappen in (zoals ik naast een sokkendoos ook aparte mandjes heb voor kousen, panty’s en maillots). Hoe je een mappenstructuur opzet is een kunst of wetenschap op zich. Handig is in ieder geval om in elke map een map Archief aan te maken waarin alles gaat wat je voorlopig niet meer nodig hebt. Een fijn klusje voor nieuwjaarsdag.

Stap 3: snelkoppeling naar favorieten

Uiteindelijk heb je een mappenstructuur die logisch in elkaar zit. Nadeel is wel dat zo’n structuur heel diep kan zijn. Zo is er een map waar ik (nou ja Maria, ik lieg dit voor het verhaal) geregeld moet zijn. Daarvoor moet ik de volgende reeks langs: Kiezel Communicatie > Administratie > Boekhouding > 2015 > Declaraties. Van zo’n map maak je dan een favoriet. Bij zowel Microsofts Verkenner als Apples Finder eenvoudig door de map naar links te slepen naar het vakje Favorieten.

Heb je zo’n map niet vaak meer nodig, dan gooi je deze snelkoppeling gewoon weg. Niet bang zijn, de map en haar inhoud blijven onaangetast, alleen de directedoorklikmogelijkheid bij je favorieten verdwijnt.

• Foot snuggies ofwel voetzorgjes

GEHEIMEN VAN DE (TEKST)SMID: TIPS OM WORD NAAR JE HAND TE ZETTEN

Maria en Carola verwerken samen al ruim zestig jaar tekst en we hebben talloze ooooooh-had-ik-dat-maar-eerder-gewetenmomentjes gehad. Die delen we met je in een onregelmatig verschijnende serie Slimmer tekstverwerken, tips om Word naar je hand te zetten. 

Ook een tekstverwerk-ergernis? Stel je vraag bij de reacties en we lossen die voor je op!