Slimmer tekstverwerken 4: Opmerkingen en Wijzigingen bijhouden

Maria en ik kijken altijd elkaars werk na. Dat houdt ons scherp en de tekst wordt er in alle gevallen beter van. Om samenwerken aan een document gemakkelijker te maken, zijn de functies Wijzigingen bijhouden en Opmerkingen verzonnen. In deze aflevering van Slimmer tekstverwerken geven je hier wat tips voor. Beide functies vind je in het lint onder Controleren.

Opmerkingen

Opmerkingen is handig als je nog vragen of (dûh) opmerkingen hebt bij een tekst. Markeer het gedeelte waar de opmerking over gaat en klik in het lint Controleren op Opmerking invoegen.

Tip 1: Maak een sneltoets als je geregeld opmerkingen plaatst.

Tip 2: Is alle tekst in je Opmerkingenballon onderstreept met rode kringeltjes? Dan staat geheid de taal op Engels. Dit los je op onder Opmaakprofiel > Tekst opmerking > Taal > Nederlands >Toepassen > Aan sjabloon toevoegen. (Gaat dit te snel voor je: kijk nog even in deel 1 voor een uitgebreide uitleg).

Tip 3: Zorg dat je eigen gegevens bekend zijn bij Word, zodat je naam bij de opmerking verschijnt. Dat doe je op een Mac bij Voorkeuren > Gebruikersinformatie. Bij Windows vind je dit bij Opties > Algemeen, rubriek Persoonlijke instellingen. Ga voor de volledigheid nog even naar Geavanceerd en vul bij de rubriek Algemeen alle info nodig die voor de ontvanger van het document handig kan zijn.

Wijzigingen bijhouden

Wijzigingen bijhouden is een superoptie, al is mijn collega Tekstschrijver Tim het daar absoluut niet mee eens. Wij willen zien waar wat veranderd is. Als Maria mijn teksten nakijkt en ik krijg ze terug, zien ze wel eens rood van de wijzigingen, maar daar leer ik (nog steeds) van. Door deze optie kan ik bovendien zelf bepalen of ik het met de wijziging eens ben of niet, en zo niet (en ja, dat komt voor), de wijziging negeren. Je vindt ook deze de functie in het lint onder Controleren.

Klanten moeten van ons op straffe van een factuur op nacalculatie ook op deze manier hun correcties doorgeven aan ons. Wijzigingen bijhouden maakt het nu eenmaal veel makkelijker om correcties te verwerken.We worden gek als ze dat doen met doorhalen , de kleur veranderen of godbetert de boel uitprinten en er met een pen in gaan zitten krassen.

Zet hiervoor het knopje Wijzigingen bijhouden aan onder Controleren.

Tip 1: bepaal wat je op je scherm wilt zien met de keuzes die Word je geeft. Zolang Wijzigingen bijhouden maar aan staat, kan er niks gebeuren. Het gaat hier alleen maar om wat je ziet.

Tip 2: Met name als je zelf aan het werk bent en intensief moet corrigeren, is het handig om Definitief aan te zetten, je houdt dan een schoon document voor ogen. Je krijgt dan niet zo snel dubbelingen in de tekst omdat je iets niet goed verschoven hebt, dubbele spaties of kromme zinnen.

Zoals je hierboven ziet kun je via Revisoren ook bepalen van wie je de correcties wilt zien. Handig als er veel mensen over je tekst zijn gegaan en je iemand wilt negeren die zijn Nederlands niet beheerst of zo.

Tip 3: Ben je het met alles eens? Keur alles in één keer goed.

Bonustip: Soms zijn mensen eigenwijs en houden geen wijzigingen bij. Hoe kom je er dan achter wat ze aan je stuk gedaan hebben?

Extra > Wijzigingen bijhouden > Documenten vergelijken.

Wijs het originele document aan en het bewerkte en Word geeft je een versie waarin alle wijzigingen gemarkeerd zijn. Haha, lekker puh.

GEHEIMEN VAN DE (TEKST) SMID: TIPS OM WORD NAAR JE HAND TE ZETTEN

Maria en Carola verwerken samen al ruim zestig jaar tekst en we hebben talloze ooooooh-had-ik-dat-maar-eerder-gewetenmomentjes gehad. Die delen we met je in een onregelmatig verschijnende serie Slimmer tekstverwerken, tips om Word naar je hand te zetten. 

Ook een tekstverwerk-ergernis? Stel je vraag bij de reacties en we lossen het voor je op!