Mail één ding tegelijk

“Goedemorgen Karin, Wil je voor mij de eerste offerte voor klant X even opzoeken? Ze zijn erg tevreden en ik heb ‘m nodig voor een vervolgvoorstel. Liefst vanmiddag nog, als het kan. Laat je het in elk geval even weten als dat niet lukt? Verder ben ik op zoek naar de hand-out van de presentatie die we in mei hebben gehouden bij de gemeente. Weet jij waar ik die kan vinden? Groet, Peter”

Wat had je me ook weer gevraagd?

Zo, dat mailtje is weg. Krijg je snel antwoord? Ongetwijfeld: je collega is behulpzaam en alert. Maar krijg je op álles antwoord? Ik betwijfel het. Hoe duidelijk ook, misschien moet je voor die hand-out nog even een tweede mailtje sturen. Dat ligt niet aan je collega. Twee onderwerpen in één e-mail, dat is er echt een te veel. Net als in een gesprek: één vraag tegelijk.

Het is een kwestie van lezersgericht denken. Verplaats je eens in de positie van die ander. Jij bent aan het werk en hebt de hulp van iemand anders nodig. Die is ook met eigen klussen bezig, druk, druk, druk, en moet dat werk voor jou onderbreken. Hulpvaardig als ze is, is ze meteen na lezing van de eerste vraag al op zoek gegaan naar de offerte. Die tweede vraag gaat makkelijk ongezien voorbij. Hoe welwillend Karin ook is.

De oplossing: stuur twee mailtjes, met twee duidelijke onderwerpen, kort en bondig. Of, als je toch eigenwijzerig één mail wilt sturen, kondig dan in het begin van je mail aan dat je twee vragen hebt. Dat helpt ook. Gewoon: “Ik heb twee vragen voor je.” Het lijkt overdreven, maar nummer ze desnoods en zet er een witregel tussen. En, ik zou het bijna vergeten, sluit af met een bedankje. Dat doet ook wonderen.