In 4 stappen naar een goede inleiding

Tienduizenden lezers worstelen zich dagelijks door rapporten, plannen en notities heen, opgesteld door ijverige schrijvers vol goede bedoelingen. Maar lang niet alles wordt gelezen. Vaak haken lezers al bij de inleiding af. Die is onduidelijk, te lang, te ingewikkeld. Of, erger nog, er is helemaal geen inleiding. Zoveel werk, helemaal voor niks! Dat kan beter.

Een bondige en duidelijke inleiding schrijven is niet zo moeilijk. In vier eenvoudige stappen in een vaste structuur heb je je lezer bij de les en kan die niet anders dan doorlezen.

Sprookjesprincipe

Een goede inleiding bestaat uit vier elementen: herkenning, erkenning, urgentie en oplossing. Deze vier vormen een basispatroon: het sprookjesprincipe. Dat heet zo omdat het een eeuwenoude en beproefde vertelstructuur is, een herkenbare manier die in veel verhalen wordt gebruikt. Een bijkomend voordeel als je het zo aanpakt: je inleiding is kort en duidelijk en je schrijft ‘m in een vloek en een zucht.

Misschien ken je de vier stappen ook wel als situatie, complicatie, vraag en oplossing. Mijn termen gaan meer over de lezer – en dat is meteen een reden om nog eens stil te staan bij degene voor wie je het allemaal doet en lezersgericht te schrijven.

Hieronder vind je de vier stappen om een bondige inleiding te schrijven. Ik laat ook de bijbehorende valkuilen zien: wat je vooral niet moet doen. Het eerste voorbeeld is een superkort sprookje (ontleend aan Louise Cornelis’ boek Adviseren met Perspectief). Daarna volgen steeds drie voorbeelden die ‘uit het leven gegrepen’ zijn.

Stap 1: Herkenning

Er was eens, in een land hier ver vandaan, een dorpje waarin dwergen woonden. Zij leefden een rustig en vreedzaam leven.

Neem de lezer mee en schets de situatie. Voor jou misschien gesneden koek, maar de lezer moet even weten waarover het gaat: het onderwerp van je stuk.

Importbedrijf De Horizon:
We hebben een nieuwe leverancier op het oog voor aardewerken schalen. Het bedrijf is gevestigd in de Filippijnen.

Basisschool De Opstap
Onze basisschool is de laatste jaren flink gegroeid. Daarom zitten we sinds 2016 in drie verschillende gebouwen. Twee panden staan naast elkaar op de Oranjestraat, het derde is vijftig meter verderop op de Kerkweg.

Fysiogroep De Handgreep
Een van de instrumenten waarmee we de kwaliteit van onze zorg meten, is een vragenlijst die de cliënten invullen. Ze krijgen die per e-mail toegestuurd.

Die eerste zinnen geven het kader. Meer moet dat niet zijn.

Valkuil: je beschrijft de hele situatie van voor tot achter. Doe dat verderop in je rapport als dat nodig mocht zijn. Daar heb je nog genoeg gelegenheid voor. Hou het bij één, hooguit twee zinnen.

Stap 2: Erkenning

Toen kwam er op een dag een grote reus uit de bergen.

Nu is het tijd om de spanning erin te brengen: de complicatie. De lezer kan na deze zin niet anders dan erkennen dat er een probleem is.

We moeten snel bestellen om op tijd te zijn voor de kerstpakketten, maar het is nog niet duidelijk of deze schalen voldoen aan de Nederlandse normen voor voedselveiligheid.

 De communicatie tussen de collega’s in de verschillende gebouwen laat vaak te wensen over.

 Slechts een klein deel van de cliënten vult deze vragenlijsten in.

Alweer: hou het kort.

Valkuil: je beschrijft allerlei oorzaken. Niet doen, dat komt later, verderop in je rapport.

Stap 3: Urgentie

De reus dreigde het dorpje met al zijn inwoners te vernietigen.

Tot dit moment was er eigenlijk nog niet veel aan de hand. In stap 3 beschrijf je wat er kan gebeuren als er nu niets gedaan wordt. Het is het tweede deel van de complicatie, die leidt tot de vraag: wat moeten we doen? Nog anders gezegd: je maakt expliciet waarom de complicatie een probleem is.

Als we nu bestellen en de schalen voldoen niet, lopen we kans op een grote financiële strop en staan we bovendien met lege handen.

Het is al meermalen voorgekomen dat collega’s van het gebouw aan de Kerkweg niet op de hoogte waren van vergaderingen of maatregelen, met oplopende ergernis en conflict tot gevolg.

Daardoor kunnen we de vragenlijsten niet gebruiken als representatief meetinstrument voor cliënttevredenheid.

Je ziet, de kern van het probleem in één zin.

Valkuil: je slaat deze stap over omdat de urgentie voor jou al uit de complicatie spreekt. Die ligt in jouw ogen voor de hand. Maar pas als je het eigenlijke probleem benoemt, krijgt je rapport bestaansrecht. Stel jezelf altijd de vraag: wat is de brand? Wat gebeurt er als we nu niets doen? Wat is de dreiging?

Ook niet doen: het probleem analyseren en uit-en-te-na uitleggen. Dat komt verderop.

Stap 4: De oplossing

De dwergen vroegen zich af wat er nu moest gebeuren. De slimste dwerg werd erop uitgestuurd om een oplossing te vinden. Na een paar uur denken wist hij het: ze moesten een hoge muur om het dorpje bouwen!

De standaardvraag is altijd: wat moet er nu gebeuren? Hier beschrijf je vooral het antwoord op de hoofdvraag, je oplossing. Dat is de kern van je betoog.

Ik heb verschillende opties onderzocht, die ik hieronder toelicht. De beste is om met spoed een zichtzending te laten komen, de wetgeving te bestuderen en testen te laten uitvoeren. Dan kunnen we op tijd besluiten om al dan niet te bestellen.

Voor de lange termijn moeten we uitkijken naar andere huisvesting waar we weer allemaal onder één dak komen. Dat duurt tenminste anderhalf jaar. Op korte termijn moeten proberen de communicatie te verbeteren met praktische afspraken.  

Met een meer persoonlijke aanpak denken we de respons te verbeteren. Voortaan krijgen de cliënten de vragenlijsten van de zorgverlener zelf.

Ziezo, je inleiding is zo goed als klaar. Misschien wil je afsluiten met een korte leeswijzer (Hieronder leest u wat de alternatieven zijn en waarom deze oplossing de beste is, of Hieronder beschrijf ik een paar concrete situaties waarin de communicatie misgelopen is, met suggesties ter verbetering. Verder schets ik de eerste stappen op weg naar een nieuwe huisvesting).

Valkuil: Je beschrijft de hele oplossing, inclusief onderbouwing en de argumenten. Werk die later uit, compleet met aanbevelingen of een plan van aanpak.

Piramidaal schrijven, schrijven volgens het piramidemodel

Het sprookjesprincipe levert je de top van de piramide als je schrijft volgens het piramidemodel. Dat is een bekende schrijfstructuur met de conclusie of het advies helemaal vooraan. Die structuur maakt het de lezer makkelijk je stuk snel te scannen en te begrijpen. Als hij het gedeelte na de inleiding wil overslaan, geen probleem. Heeft-ie in elk geval de essentie te pakken. Hierover in een volgend blog meer.

Bonustip 1: ook voor mails en blogs

Pas het sprookjesprincipe ook toe als je een kort berichtje schrijft, een blog (zoals dit) of een ander stuk tekst. Met deze methode kom je tot een sterke structuur en ben jij gedwongen direct ter zake te komen.

Bonustip 2: schrijf je inleiding eerst

Misschien heb je op school geleerd dat je de inleiding pas achteraf moet schrijven. Doe dat niet. Dan wordt het vaak een soort samenvatting en heb je de neiging om ‘m veel te lang te maken. Natuurlijk kun je je voorlopige inleiding altijd nog achteraf een beetje veranderen en bijpunten, maar als je ‘m als allereerste schrijft volgens het sprookjesprincipe, heb je in elk geval de essentie van je rapport, plan of advies te pakken.

Zo vindt de lezer snel zijn weg, jij bespaart je karrenvrachten werk en jullie leefden nog lang en gelukkig.