Hallo, ik ben afwezig

Ik ben afwezig

Het is herfstvakantie in Midden-Nederland. Onze sympathieke collega-ondernemer B., met wie Kiezel geregeld samenwerkt, is ook een paar dagen weg. Toen ik hem mailde, kreeg ik deze melding:

Hallo,
Ik ben afwezig.
Op 24-10 zal ik pas de verzonden e-mail kunnen inzien.
Ik wens je nog een fijne dag.

Mis of niet mis?
Er is feitelijk niks mis met deze afwezigheidsmelding. Er staat keurig in dat B. er niet is en wanneer hij weer terug is. Hij begroet me en wenst me aan het eind ook nog een fijne dag. Maar tegelijkertijd is alles mis. Hallo – dat zeg je toch niet tegen een gewaardeerde collega, opdrachtgever of partner? En zo zonder datum wekt afwezig bij mij de associatie van ‘een beetje afwezig, er niet helemaal bij met je hoofd’. De rest van de zin met dat de verzonden e-mail is ook niet echt lekker. En als ik B. nu écht nodig had? Dan werd het nooit een fijne dag, hoe zeer hij mij dat ook toewenst.
Vijf tips voor een klantgerichte, duidelijke afwezigheidsmelding.

1. Gebruik geen aanhef, of een vriendelijke aanhef
Zelf gebruik ik meestal geen aanhef – de mensen die de afwezigheidsmelding ontvangen weten wel dat het een geautomatiseerd bericht is. Vind je dat onbeleefd, schrijf dan: Beste mailer.

2. Meld tot wanneer je er niet bent
Dat doet B. prima, alleen die zin die hij er achteraan heeft geplakt… De verzonden e-mail inzien, zo zeg je dat niet. Hoe wel? Tot 24 oktober ben ik afwezig, bijvoorbeeld. Dat is genoeg. Ben je wat breedsprakiger, dan zet je er bij dat je tot die tijd niet (of maar af en toe) je mail leest.

3. Vertel waar iemand in de tussentijd terecht kan
Help de ander uit de brand. Hij mailt je niet voor niets. Schrijf iets als:
Heb je een vraag die niet kan wachten? Neem dan contact op met mijn collega A. via e-mailadres a@b.nl of telefoonnummer ……

4. Sluit af zoals je altijd afsluit
Met vriendelijke groet,
B
Met vriendelijke groet is misschien saai, maar ook neutraal, altijd passend, nooit storend en voor iedere lezer de juiste afsluiting.

5. Zet je afwezigheidsmelding ook weer uit
Een andere ondernemer, K., mailde mij op 17 oktober dat hij pas 17 oktober weer in staat zou zijn mijn mail te beantwoorden. In Gmail kun je instellen tot wanneer je afwezig bent. Bij een grotere organisatie willen ze zoiets vaak wel voor je regelen op de server. De rest zal zelf een herinnering of notificatie moeten instellen om ervoor te zorgen dat ze niet vergeten hun afwezigheidsmelding weer uit te zetten.

Fijne vakantie nog, B. En fijn dat je weer terug bent, K.!

Hoe laat jij de thuisblijvers weten dat je er even niet bent? Heb je voorbeelden van hoe het niet moet?