Stof je e-mail af. 10 tips

Dat spel- en stijlfouten in je zakelijke brief of e-mail je boodschap minder geloofwaardig maken, wist je natuurlijk al. Nu is ook met een onderzoek bewezen dat dat zo is. Ik las het vorige week in NRC.

Er stonden 10 tips bij het artikel. Daar stonden uiteraard geen fouten in, maar sjongejonge, al mijn tenen trokken krom van de voorbeeldbrief. Lieve mensen: correct is niet hetzelfde als stoffig en oubollig! Laat die twintigste eeuw nou eens achter je.

Alleen hadden ze toen geen e-mail

Daarom: de 10 tips herhaald en waar nodig opgefrist.

Hoe begin je je e-mail?

Tip 1. Aanhef

Begin altijd met een aanhef. Goede tip. Je kunt beginnen met Geachte (als je iemand helemaal niet kent), en daarna ga je verder met heer of mevrouw. Geen enkele andere keus. Geachte Bert, onmogelijk. En als je iemand kent, schrijf je Beste met de voornaam. Beste heer Janssen: no go. Overigens vindt mijn compagnon, die tien jaar jonger is, dat ‘Geachte meneer Janssen’ best kan. Misschien een kwestie van leeftijdsverschil.

Aanvulling: eindig de aanhef met een komma en voeg daarna een witregel in.

Tip 2. Begroeting

NRC zegt: Schrijf [in zakelijke e-mails] nooit Hoi, Goedemorgen of Dag + voornaam. Hm. Als ik iemand (ook zakelijk) goed ken, schrijf ik ook wel eens Ha Agnes, of Goedemorgen Bianca. Ik vind dat geen enkel probleem. De (sociale) afstand is hier bepalend. Kwestie van gevoel.

Tip 3. Achternamen van vrouwen

NRC: Als een vrouw een dubbele naam voert (naam van de echtgenoot + ‘meisjesnaam’), dan gebruik je alleen de eerste. Lastige aanbeveling. De regels voor ‘dubbele’ namen bij een huwelijk zijn veranderd, sommige mannen voeren nu ook de naam van hun vrouw, de volgorde staat niet vast en hoe zit dat bij homostellen? Geen idee. En dan zijn er ook nog mensen van wie de geboortenaam dubbel of driedubbel is. Bij twijfel: gebruik uitsluitend de eerste naam en ga er niet van uit dat iemand met een dubbele naam automatisch een vrouw is.

Hoe bouw je je e-mail op?

Tip 4. Onderwerpregel

‘Pas in een e-mailwisseling de onderwerpregel nooit aan.’ NRC vindt dat het dan lastig archiveren wordt. Ik heb er geen moeite mee om het onderwerp te veranderen. Als het onderwerp slecht gekozen is of in de loop van de mailwisseling verandert, is dat wel zo duidelijk. En met alle zoekmogelijkheden die je hebt, is een gewijzigd onderwerpveld niet doorslaggevend.

Tip 5. Bijlagen

NRC zegt dat je het moet melden als je een bijlage meestuurt. Op zich prima. Waar ik over struikelde: de beginzin van de voorbeeld-e-mail:

‘Naar aanleiding van ons telefoongesprek stuur ik u hierbij de uitleg over de conventies voor het schrijven van een zakelijke e-mail.’

Zo’n soort zin zou geschreven kunnen zijn in 1953. Behalve dat ze toen geen e-mail hadden.

Mijn tip: begin nooit met ‘Naar aanleiding van’. Never. Het is een van de ergste clichés. Je begint wel met de aanleiding, maar zonder dat woord te gebruiken. Schrijf liever: ‘We hebben elkaar vanochtend gesproken over de conventies voor zakelijke e-mails.’ Dat dat telefonisch was, is van geen enkel belang. Schrappen die handel.

In de tweede zin zeg je iets over het doel van je mail, namelijk dat je iets opstuurt. ‘In de bijlage vindt u de uitleg daarover.’ (niet ik stuur, maar u ontvangt – was het je opgevallen?) En je eindigt de eerste alinea met een vooruitblik op de rest: ‘Hieronder leest u de samenvatting.’

Als je het zo aanpakt, schrijf je vanzelf kortere zinnen en ben je ook meteen die afschuwelijke formele naamwoordstijl kwijt.

Tip 6. Cc’s

NRC schrijft: ‘Hoewel de geadresseerden in de cc-regel natuurlijk al voor alle ontvangers te zien zijn, is het wel netjes om deze personen ook even in je e-mail te vermelden.’ Overbodig.

Mijn tip: wees selectief met de cc. Mensen ontvangen al genoeg mail en ik ken er velen die alles wat als cc binnenkomt, gewoon negeren.

Tip 7. Uitroeptekens, onnodige accenten, vet en cursief  

NRC vindt het uit den boze. Want: te informeel. Half mee eens. Uitroeptekens zijn voor spaarzaam gebruik, dat klopt. Vet, cursief en opsommingstekens kunnen in een langere mail heel handig zijn voor snelle en slordige lezers. Gebruik opmaak, maar wel met mate.

Hoe sluit je je mail af?

Tip 8: PS

Schrijf geen PS’en, want die leest niemand, zegt NRC. Bovendien zou het lui en slordig zijn. Niet mee eens. Juist in een PS (mits slim geformuleerd) kun je iemand nog eens fijntjes ergens aan herinneren. Niet voor niks staat in goede verkoopbrieven altijd een PS. Juist om een laatste duwtje te geven.

Geloof me: verkoopbrieven zijn uit en te na onderzocht. Alles, maar dan ook alles is getest en PS’en werken. Anders stonden ze al lang niet meer onder die brieven van de Postcodeloterij en de verzekeringsmaatschappij.

Tip 9. Groet

Voordat we het over de groet hebben, ga ik even een stapje terug. In de voorbeeldbrief van NRC staat er nog iets boven: ‘Hopelijk heb ik u hiermee voldoende geïnformeerd.’ Net zo’n afzichtelijke stoplap als waarmee de brief begon. Laat zo’n slotformule helemaal weg. En schrap al helemaal het woord ‘hopen’ uit je repertoire, want hoop ligt naast vrees en je zegt eigenlijk dat je bang bent dat je het niet goed hebt gedaan. Weg ermee!

Wat schrijf je dan op deze plaats? Geef de ander ruimte om te reageren: ‘Heb je (hebt u) vragen? Mail me of bel me op [nummer].’ Zet hier je telefoonnummer, liever dan dat je verwijst naar je handtekening onderaan. Je schrijft om het de lezer makkelijk te maken, toch?

En dan nu de afsluitende groet: Met vriendelijke groet is altijd goed, de hartelijke groet bewaar ik voor degenen die het toekomt en hoogachtend (wat NRC niet afraadt) vind ik echt niet meer kunnen, behalve als je diepe minachting of een volledig gebrek aan belangstelling voor de geadresseerde voelt.

Tip 10. Ondertekening

Wat zegt NRC? ‘Onderteken de e-mail altijd met je volledige voornaam. Het is duidelijk en minder afstandelijk dan alleen een voorletter. Je functie vermelden is natuurlijk altijd handig.’ Maar onder de voorbeeldbrief staat ‘Redactie NRC’. Say no more. Hoe moet het? Voornaam, achternaam. Functie, bedrijf, url, adres, telefoon, de hele mikmak, behalve je e-mailadres, want dat heeft de ontvanger al. Netjes opgemaakt, zo mogelijk en eventueel de socialmedia-iconen erbij.

Waarom moeten we eigenlijk al die moeite eigenlijk doen? Omdat we willen dat de lezer onze boodschap in de e-mail makkelijk begrijpt. Taalfouten of missers in de e-mailconventies leiden af, daar heeft het Instituut voor Nederlands Taalonderwijs en Taaladvies van de Universiteit van Amsterdam, aangehaald in het NRC-artikel, gelijk in. Maar stijve formules hanteren is ook niet de oplossing. We gaan nu eenmaal anders met elkaar om dan pakweg zestig jaar geleden.

Houd daarom de vuistregel aan: Als je het niet zo zegt, dan moet je het ook niet zo schrijven. Zelfs niet in een zakelijke brief of e-mail.